REPRESENTACIONES
CONTINENTAL S.A.S.
POLÍTICA
PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
REPRESENTACIONES CONTINENTAL S.A.S. (en adelante
REPCO) es una compañía líder en la comercialización de licores y productos de
consumo masivo en Bogotá, Cundinamarca y el Meta, que tiene como objetivo
permanente el distribuir atendiendo a las necesidades de los clientes,
consumidores y usuarios y para ello busca innovar a través de alianzas que
permitan satisfacer de la mejor forma tales necesidades.
Con base en lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012,
Ley General de Protección de Datos Personales, el Decreto 1074 de 2015 y las
demás normas que los regulen, modifiquen, deroguen o compilen, REPCO en su
condición de Responsable del manejo de información personal y garantizando los
derechos que a los Titulares de la información les asisten, se permite comunicar
su “Política De Tratamiento De Datos Personales”.
En esta Política usted va a poder informarse acerca
de:
1. ¿Quiénes
somos?
2. ¿Qué
tipo de información se va a recolectar? y ¿a través de qué canales?
3. ¿De
quién se recolecta información?
4. ¿Quién
va a utilizar los datos?
5. ¿Cuáles son las
finalidades que se persiguen con el tratamiento de los datos?
6. ¿Con quién se va a
compartir la información?
7. ¿Por cuánto tiempo se
conservará la información?
8. ¿Cuáles son los derechos
que usted tiene como Titular de los datos personales?
9. ¿Cuál es el procedimiento
para ejercer sus derechos y ante quién debe hacerlo?
10.
¿Cuáles son
las medidas de seguridad que se aplican a los datos?
11.
¿Cuál es el
período de vigencia de la presente Política?
REPRESENTACIONES CONTINENTAL S.A.S.
es una sociedad comercial domiciliada en la Calle
13#65-72 de la ciudad de Bogotá D.C. e identificada con NIT 860.054.249 – 9, disponible
en el Tel: 4252121 y el correo habeas.data@repco.com.co, cuya actividad económica involucra el comercio al
por mayor y al por menor de bebidas y tabaco, y de acuerdo con su objeto
social, todo lo relacionado con el desarrollo de la actividad comercial propia
de la adquisición, distribución, importación, exportación, transformación,
reempaque, permuta de rancho, licores, productos populares, granos, cereales,
materias y productos químicos para la industria o el consumo humano, entre
otros.
2. ¿Qué tipo de información se va a recolectar? y ¿a través de qué canales?
REPCO recolecta información de
carácter público referida a los datos de la profesión u oficio de las personas
naturales asociadas a los establecimientos de comercio y comerciantes a través
de los cuales distribuye sus productos, así como datos de naturaleza privada y
semiprivada cuando en desarrollo de su actividad comercial busca conocer mejor
acerca de las preferencias, hábitos y gustos de los consumidores y usuarios.
Así como, cuando resulta relevante poderse comunicar con estos para realizar
encuestas, realizar campañas publicitarias y/o publicitarias, poner en su
conocimiento nuevos productos o lugares de comercialización, sorteos y
actividades de promoción, entre otros.
Igualmente, debe recolectar la
información necesaria para poder establecer y gestionar la relación con sus
colaboradores y con los proveedores que tengan la naturaleza de persona
natural.
En cuanto a los datos personales de
contacto de las personas naturales que hacen parte de las personas jurídicas
con quienes REPCO desarrolla su labor, se conservarán solamente para los fines
de establecer, desarrollar y/o profundizar la relación comercial a que haya
lugar.
Estas actividades de recolección las
realiza a través de varios canales,
incluidos los siguientes: i) aplicación REPCO clientes; ii) vínculos
contractuales; iii) formatos de vinculación de clientes; iv) sitios web y
físicos donde se pone a disposición información pública; v) información
recolectada a través de la página web de REPCO ej. caja de trabaje con
nosotros, contáctenos, línea de whatsapp, entre otros;
vi) acceso a portales de gestión de empleo vii) información personal entregada
mediante el uso de canales PQR; viii) datos personales de los visitantes de sus
instalaciones; y, ix) mediante la realización de actividades y canales
asociados a las campañas publicitarias de las marcas que comercializa,
incluyendo entre otros, sorteos, landing pages de campañas específicas, redes sociales (propias y en
administración de marcas de clientes), eventos y encuestas.
Por tal razón, REPCO ha implementado
diversas medidas para procurar que la recolección de datos personales por cada
una de estas vías cumpla en todo momento con la normativa en datos personales y
de prevalencia a la transparencia y la confianza con las personas cuyos datos
se recolectan por esos medios, algunas de estas medidas son: búsqueda en
fuentes de información legítimas, implementación de formatos de autorización, cláusulas
contractuales o documentos para garantizar que la información que recolecte
cuente con el consentimiento expreso de sus Titulares, claridad en todo momento
para los clientes acerca de su decisión de compartir o no la información con
terceros, procedimientos para atender de forma oportuna y completa las
consultas, dudas o solicitudes que realicen los Titulares de los datos, e
implementación de medidas de seguridad y confidencialidad de la información.
Datos especiales que podrían ser
objeto de recolección: en el caso de los
trabajadores y/o colaboradores de REPCO, es posible que la compañía recolecte
datos de menores de edad (vinculados al grupo familiar del trabajador y/o
colaborador) y/o datos sensibles asociados a la salud del trabajador y/o
colaborador. En el primer caso, con fines estadísticos, así como para el
conocimiento del trabajador o colaborador y/o para el otorgamiento de
beneficios laborales tales como el envío de regalos o la invitación y
desarrollo de eventos corporativos. En el segundo caso, en conexión con
incapacidades médicas o accidentes laborales, o en cumplimiento de un deber
legal.
Por lo demás, REPCO no busca
recolectar datos de menores de edad, por lo cual se advierte y se instruye a
quienes tienen contacto con REPCO a través de los canales de atención señalados
en esta política, que si son menores de edad deben contar con el consentimiento
expreso de sus padres para poder participar en actividades, concursos, o
cualquier tipo de contacto con REPCO.
3. ¿De quién se recolecta información?
REPCO recolecta los datos personales de los
siguientes grupos de interés, con el fin de adelantar las finalidades
mencionadas en el numeral 5 de esta Política:
3.1.
Empleados y/o colaboradores, entendidos como
aquellos vinculados mediante contrato laboral a REPCO, trabajadores en misión,
contratistas o subcontratistas personas naturales, o prestadores de servicios
personas naturales, así como cualquier otro tipo de personas
naturales que presten sus servicios técnicos o profesionales, directa o
indirectamente a REPCO, para el desarrollo de su objeto social, a cambio de una
remuneración, con o sin subordinación;
3.2.
Clientes de REPCO que son personas naturales
comerciantes,
3.3.
Consumidores y usuarios de los productos de REPCO en
el mercado;
3.4.
Los proveedores de productos
o servicios (distintos a los servicios técnicos o profesionales) que son
personas naturales y que le suministran estos productos o servicios a REPCO; y,
3.5.
Los funcionarios de clientes y/o proveedores
(personas jurídicas), con los cuales REPCO entra en contacto como producto de
la relación comercial o contractual existente entre REPCO y el cliente o
proveedor.
4.
¿Quién va a utilizar los
datos?
La información la utilizará REPCO
para el desarrollo de su objeto social y para las finalidades que se indican en
el siguiente numeral. Es posible y así se señala en los formatos de
autorización establecidos por REPCO, que la información personal se comparta con
entidades vinculadas a su organización empresarial, las cuales se encuentran
listadas en el siguiente link: https://bit.ly/34gawut, así como, con terceros
aliados que permitan desarrollar una mejor experiencia para el cliente, el
consumidor o usuario en general. Los datos de los trabajadores y/o colaboradores
serán tratados por REPCO y podrán ser compartidos con las empresas que
pertenecen a la organización empresarial del que REPCO hace parte, para
hacerlos partícipes de procesos de selección o de oportunidades que se generen
al interior de la organización y con las autoridades en cumplimiento de los
deberes legales. Los datos de proveedores persona natural y de funcionarios
de proveedores que son personas jurídicas, serán
utilizados por REPCO para conocer mejor su experiencia e idoneidad comercial y
podrán ser compartidos con las demás las empresas que pertenecen la organización
empresarial del que REPCO hace parte con el fin de contar con una oferta
consolidada de proveedores que cumplan con los requisitos establecidos por la
Organización para la prestación de los servicios a ser contratados. Finalmente,
los datos de clientes que son personas naturales comerciantes y de funcionarios
de clientes que son personas jurídicas, serán utilizados por REPCO en
desarrollo de sus gestiones, funciones, actividades, estrategias y campañas
comerciales, promocionales y/o publicitarias y podrán ser compartidos con
aliados y/o con las demás las empresas que pertenecen a la organización
empresarial del que REPCO hace parte con el mismo propósito.
5. ¿Cuáles son las finalidades que se persiguen con el
tratamiento de los datos?
En desarrollo de su objeto social, REPCO recolecta
y usa datos personales de sus trabajadores y colaboradores, proveedores
personas naturales, clientes personas naturales comerciantes y usuarios, entre
otros, para llevar a cabo las siguientes finalidades:
|
Grupo de interés |
Finalidades |
|
Trabajadores y colaboradores (vinculados mediante contrato laboral) |
• Permitir y adelantar el
cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato suscrito con el trabajador
o colaborador. • Contactar al potencial trabajador o colaborador en
el marco de procesos de selección. • Realizar el seguimiento de la relación contractual o el proceso de selección. • Permitir el ejercicio de los derechos del
trabajador o colaborador. • Enviar comunicaciones por correo físico, electrónico,
dispositivo móvil, o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital,
con información relacionada con la relación contractual o el proceso de selección. • Otorgar beneficios laborales a trabajadores o colaboradores, sus hijos y familiares. • Gestionar de préstamos y auxilios para los
trabajadores o colaboradores cuando haya lugar a ellos. ·
Construir y certificar el historial
del trabajador o colaborador frente a Autoridades o terceros que cuenten con
autorización del Titular. · Transferir los datos personales de
los trabajadores o colaboradores, en cumplimiento de un deber legal, de
acuerdo con las finalidades autorizadas por el Titular, en casos de solicitud
de autoridades y con las demás empresas vinculadas a la organización empresarial
de REPCO, cuyo listado está disponible aquí: https://bit.ly/34gawut · Transmitir los datos, siempre que
sea necesario para el desarrollo de actividades propias del objeto social de
REPCO. · Compartir su información de contacto y su historia laboral
con las demás empresas que pertenecen a la organización empresarial de la que
REPCO hace parte, cuando sea necesario para la vinculación del trabajador y/o
colaborador a procesos de selección de las demás empresas del grupo
empresarial o para la transferencia de este trabajador o colaborador a estas
empresas. · Realizar el registro de videovigilancia o planilla de
asistencia a REPCO cuando el trabajador o colaborador deba visitar las
instalaciones de la compañía. · Contratar el almacenamiento de la
información personal con proveedores de servicios de nube, que alojen la
información en servidores ubicados en el exterior. |
|
Proveedores personas naturales (contratistas y subcontratistas personas naturales y en
general, prestadores de servicios personas naturales) |
· Permitir y adelantar el cumplimiento de las obligaciones derivadas
del contrato, orden de servicio o similar,suscrito entre el proveedor y REPCO. ·
Realizar el seguimiento de la relación
contractual y/o comercial o de servicios establecida. ·
Enviar comunicaciones por correo
físico, electrónico, dispositivo móvil, o a través de cualquier otro medio
análogo y/o digital, con información relacionada con la relación contractual. · Transferir los datos personales de
los proveedores personas naturales, en cumplimiento de un deber legal o de
acuerdo con las finalidades autorizadas por el Titular. · Transmitir los datos, siempre que
sea necesario para el desarrollo de actividades propias del objeto social de
REPCO, en casos de solicitud de autoridades y con las demás empresas
vinculadas a la organización empresarial a la que está vinculada REPCO, cuyo
listado está disponible aquí: https://bit.ly/34gawut · Compartir su información de
contacto con las demás empresas que pertenecen a la organización empresarial
de la que REPCO hace parte, cuando sea necesario para la prestación de
servicios por parte del proveedor persona natural. ·
Contratar el
almacenamiento de la información personal con proveedores de servicios de
nube, que alojen la información en servidores ubicados en el exterior. ·
Realizar el registro de
videovigilancia o planilla de asistencia a REPCO cuando el proveedor deba
visitar las instalaciones de la compañía. |
|
Clientes personas naturales (comerciantes persona natural, consumidores y usuarios)
|
·
Enviar
comunicaciones por correo físico, electrónico, dispositivo móvil, o cualquier
otro medio análogo y/o digital con información cultural, comercial,
publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos,
promociones y/o campañas adelantadas por REPCO parte de REPCO, sus compañías
vinculadas o terceros aliados. ·
Enviar
comunicaciones por correo físico, electrónico, dispositivo móvil, o a través
de cualquier otro medio análogo y/o digital con información relacionada con
la relación contractual existente entre REPCO y el cliente, incluyendo
posibles cobros de obligaciones pendientes. · Transferir los datos personales de los
clientes, en
cumplimiento de un deber legal o de acuerdo con las finalidades autorizadas
por el Titular. · Transmitir los datos, siempre que sea necesario para el
desarrollo de actividades propias del objeto social de REPCO, en casos de solicitud de
autoridades y para que las demás empresas vinculadas a la organización
empresarial de REPCO, cuyo listado está disponible aquí: https://bit.ly/34gawut puedan ofrecerle sus productos y
servicios. ·
Compartir
su información de contacto, preferencias, y gustos con aliados comerciales
y/o con las demás las empresas que pertenecen a la organización empresarial
de la que REPCO hace parte, para poder estructurar productos y servicios más
adecuados a sus necesidades. · Contratar el almacenamiento de la
información personal con proveedores de servicios de nube, que alojen la
información en servidores ubicados en el exterior. ·
Enviar invitaciones
a eventos. ·
Realizar encuestas. ·
Realizar pauta en
relación con las preferencias y gustos del cliente o usuario. ·
Utilizar los datos
con el propósito de adelantar investigaciones de mercado que permitan
impactar a un mayor número de clientes, así como diseñar nuevos productos e
identificar las tendencias del mercado. ·
Realizar
seguimiento de actividades promocionales. ·
Gestionar,
acreditar y verificar la entrega de premios o elementos publicitarios. ·
Brindar información
sobre las tendencias de consumo a los clientes corporativos de REPCO. ·
Atender
solicitudes, quejas, peticiones y reclamos. ·
Permitir el ejercicio de los
derechos de los consumidores y usuarios
y de los Titulares de los Datos Personales. ·
Realizar
el registro de videovigilancia o planilla de asistencia a REPCO cuando el
cliente, consumidor o usuario deba visitar las instalaciones de la compañía. |
|
Candidatos a procesos de selección |
·
Los datos podrán
ser compartidos con las compañías vinculadas a REPCO para los mismos fines,
utilizando medidas adecuadas y suficientes de seguridad, confidencialidad y
circulación y acceso restringido. ·
El Titular
autoriza a REPCO para realizar el registro de videovigilancia o planilla de
asistencia a REPCO cuando el cliente, consumidor o usuario deba visitar las
instalaciones de la compañía. |
Asimismo, REPCO informa a los Titulares que sus
datos personales podrán ser utilizados para el cumplimiento de deberes legales
de REPCO como: i) adelantar trámites y cumplir con obligaciones y reportes de
ley ante autoridades públicas o personas privadas respecto de los cuales la
información resulte pertinente; ii) soportar procesos de auditoría interna o
externa y verificar el cumplimiento de sus políticas internas; iii) consultar
la información en bases de datos públicas, incluyendo entre otras, listas
restrictivas; iv) realizar reportes a centrales de riesgo cuando haya lugar a
ello siempre y cuando exista autorización y se cumplan con los deberes
establecidos en la ley 1266 de 2008; v) construir y presentar reportes de
información tributaria y contable, o adelantar procesos de facturación; vi)
para fines estadísticos, e históricos; y, vii)
realizar afiliaciones al sistema de seguridad social de los trabajadores o
colaboradores entre otros.
6. ¿Con quién se va a compartir la información?
En todo caso, tanto la recolección de datos
personales como su transmisión se limitará a aquellos datos que sean razonables
y necesarios y solo tendrá lugar durante el tiempo razonable y necesario para
lograr la finalidad para la cual fueron solicitados. En los casos de
transferencia solamente se podrá llevar a cabo cuando medie autorización del
Titular o se encuentre en los supuestos de excepción de la ley.
REPCO siempre velará porque sus proveedores conozcan
la normativa de datos personales e incluirá en los contratos las previsiones
necesarias para asegurar la sujeción a la finalidad, la confidencialidad y la
seguridad de la información.
Cuando el proveedor se encuentre establecido en el
exterior, velará porque en la selección se revise que se trate de un país que
cuente con estándares adecuados de protección de datos personales.
7. ¿Por cuánto tiempo se conservará la información?
REPCO solo podrá recolectar,
almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea
razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el
tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se
trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e
históricos de la información.
Una vez cumplida la o las finalidades
del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario,
REPCO deberá proceder a la supresión de los datos personales en su posesión. No
obstante, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera
para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.
Con base en lo expuesto, la
información que corresponde a los trabajadores y colaboradores o a los proveedores,
se conservará por el tiempo necesario para cumplir con las obligaciones y
deberes de REPCO de acuerdo con los parámetros legales y contractuales
aplicables.
A su vez, los datos recolectados por REPCO
en relación con clientes y consumidores y usuarios se conservarán: i) por el tiempo acordado por la vía contractual con el
cliente; ii) con base en la autorización otorgada (salvo en los casos en los
que por la naturaleza pública de la información esta no se requiere); iii) por
el tiempo necesario para el cumplimiento de las obligaciones legales o
contractuales de REPCO; iv) por el tiempo razonable para el desarrollo de las finalidades
que se buscan con los datos personales y a su expiración, por un término
adicional de seis (6) meses con el fin de mantenerlo informado y poder volver a
obtener el consentimiento para seguir manteniendo el contacto con éstos.
8. ¿Cuáles son los derechos que usted tiene como
Titular de los datos personales?
De conformidad con lo establecido en
la Ley 1581 de 2012 los Titulares de los datos almacenados en las diferentes
bases de datos de REPCO, tienen los siguientes derechos:
Acceder, conocer, actualizar y
rectificar los datos personales, para lo cual se establece el procedimiento que
fija los canales de atención de las consultas y reclamos y los parámetros de
seguridad necesarios para establecer plenamente la identidad del Titular y
evitar que terceros no autorizados accedan a los datos del Titular del dato.
También tienen en todo momento, derecho
a suprimir la información, a través de los mismos canales, cuando no medie un
deber legal o contractual que lo impida.
Si vencido el término legal respectivo, REPCO no
hubiere eliminado los datos personales, el Titular tendrá derecho a solicitar a
la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la
autorización y/o la supresión de los datos personales.
Tenga presente que REPCO siempre estará atento a
recibir sus inquietudes, quejas y reclamos, así que si llega a presentar
dificultad en alguno de los canales establecidos le agradecemos nos lo haga
saber por cualquiera de los demás canales habilitados, nos ocuparemos de darle
una respuesta pronta y de fondo. En particular, los canales habilitados son: i)
el correo electrónico habeas.data@repco.com.co; y, ii) la dirección física Calle 13#65-72 de la
ciudad de Bogotá D.C.
9. ¿Cuál es el procedimiento para ejercer sus derechos
y ante quién debe hacerlo?
9.1.
Consultas:
Los Titulares o sus causahabientes
podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier
base de datos. La empresa que trata sus datos (REPCO en su calidad de
Responsable del Tratamiento) o la empresa que realice algún Tratamiento por
cuenta del Responsable a título de “Encargado del Tratamiento”, deberán
suministrar a los Titulares de los Datos Personales toda la información que se
haya incluido en sus registros.
La consulta, queja o reclamo elevado
por un Titular deberá remitirse al correo electrónico habeas.data@repco.com.co o a la dirección física Calle 13#65-72 de la ciudad
de Bogotá D.C., indicando como mínimo, los siguientes puntos:
1. Identificación completa (nombre, dirección de
notificación, documento de identificación).
2. Descripción de los hechos que dan objeto a la
consulta/reclamo.
3. Documentos soporte de los hechos.
4. Medio por la cual quiere recibir la respuesta a su
consulta/reclamo.
5. La consulta será atendida en un término máximo de
diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.
6. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro
de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la
demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún
caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del
primer término.
9.2.
Reclamos:
El Titular o sus causahabientes que
consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de
corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto
incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012,
podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento o el Encargado
del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
El reclamo se formulará mediante
solicitud remitida al correo electrónico habeas.data@repco.com.co o a la dirección física Calle 13#65-72 de la
ciudad de Bogotá D.C. Al momento de ser formulado el reclamo deberá incluirse
la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al
reclamo, la dirección y se deberán acompañar los documentos que se quiera hacer
valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de
los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que
subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del
requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá
que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el
reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en
un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al
interesado.
Una vez recibido el reclamo completo,
se incluirá, en un término no mayor a dos (2) días hábiles, en la base de datos
una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo de este. Dicha
leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el
reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a
la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de
dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha
en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho
(8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
9.3.
Petición de actualización y/o
rectificación:
Se rectificará y actualizará, a
solicitud del Titular, la información que sea inexacta o se encuentre
incompleta, atendiendo al procedimiento y los términos antes señalados para la
formulación de un reclamo, para lo cual el Titular deberá allegar la solicitud
según los canales dispuestos, indicando la actualización y/o rectificación
deseada del dato y a su vez deberá aportar la documentación que soporte tal
petición.
9.4.
Revocatoria de la autorización y/o
supresión del dato:
El Titular podrá revocar en cualquier
momento el consentimiento o autorización dada para el tratamiento de sus datos
personales, siempre y cuando no se encuentre un impedimento consagrado en una
disposición legal o contractual, cuando:
1. Considere que los mismos no están siendo tratados
conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad
vigente.
2. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para
la finalidad para la cual fueron obtenidos.
3. Se haya cumplido el tiempo necesario para el
cumplimiento de los fines para los que fueron obtenidos.
Tal supresión implica la eliminación
bien sea de manera total o parcial de la información personal, de acuerdo con
lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o
tratamientos realizados.
El derecho de supresión no es
absoluto y, por lo tanto, se podrá negar la revocatoria de autorización o
eliminación de los datos personales cuando exista un deber legal o contractual
de permanecer en la base de datos.
10.
¿Cuáles son las
medidas de seguridad que se aplican a los datos?
REPCO cuenta con medidas suficientes para
garantizar la integridad, disponibilidad, confidencialidad y seguridad de la
información personal recolectada y almacenada. De la mano con lo anterior, REPCO
vela porque las herramientas y los canales de almacenamiento, tratamiento,
envío y uso de la información sean seguros. Asimismo, establece en sus
contratos con clientes, trabajadores, colaboradores y proveedores las medidas
necesarias para hacer extensivo el deber de confidencialidad de la información y
los deberes derivados del Tratamiento de la información y con ello procurar la
seguridad de los datos personales en todas las etapas del Tratamiento.
REPCO es consciente de la importancia de mantener la
confidencialidad de los datos personales objeto de Tratamiento, por lo cual ha
tomado y tomará las medidas necesarias para impedir su revelación, uso o acceso
no autorizado o fraudulento y solo permite el acceso a los mismos por solicitud
expresa del Titular o sus causahabientes, de las entidades de vigilancia y
control, de las autoridades competentes
o a los terceros que se contraten para realizar alguna de las actividades
propias del Tratamiento y sujetas a las finalidades autorizadas.
REPCO manifiesta, además, que ha implementado
medidas y permanentemente estará desarrollando herramientas, para aplicar de
manera transversal el principio de acceso y circulación restringida de los
datos personales, a través de elementos tales como la asignación de usuario y
contraseña y la definición de privilegios para permitir el acceso a las
plataformas y equipos corporativos.
Adicionalmente, REPCO adopta medidas razonables
para asegurar que los datos personales que reposan en las bases de datos sean los
que resulten necesarios y razonables, para llevar a cabo las finalidades
informadas.
¿Cuál es el período
de vigencia de la presente Política?
Esta Política fue elaborada en el año
2013 y actualizada en el mes de junio de 2021. Estará publicada en la página web:
https://repco.com.co/Representaciones_Continental/politica/index.html
Cualquier cambio en la situación de Tratamiento de los datos que
implique un mayor alcance que el actualmente descrito se informará a través de
la página web y/o de otros medios de contacto que resulten razonables. REPCO llevará una trazabilidad de las fechas
en las que se han realizado cambios, de su alcance y de la fecha de su publicación.