POLITICAS DE PRIVACIDAD


POLITICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Dando cumplimiento a la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013 que contienen el régimen de protección de datos personales, Representaciones Continental S.A., en adelante, REPCO en su condición de responsable de manejo de información personal y garantizando los derechos que a los Titulares de la información les asisten expide la presente “Política De Tratamiento De Datos Personales”.

1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE

Razón Social: Representaciones Continental S.A.S

Dirección: Calle 13 No. 65– 72 Ciudad: Bogotá D.C.

Correo Electrónico:              

Teléfono:                                (1) 4252121

Área Encargada:                  Área de Servicio al Cliente

2. TRATAMIENTO AL CUAL SERAN SOMETIDOS LOS DATOS.

En desarrollo de su objeto social, REPCO recolecta datos personales de sus empleados, proveedores, clientes, entre otros, para llevar a cabo procesos facturación, recaudos y cobranzas, realizar concursos, enviar ofertas, promocionar sus productos y servicios, informar sobre eventos, actividades de publicidad y mercadeo, atender quejas, reclamos, sugerencias y comentarios y en general facilitar los procesos de seguimiento a la prestación del servicio.

La recolección de datos personales limita a aquellos que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos conforme a la normatividad vigente. En el tratamiento de los datos personales deberán adoptarse las medidas razonables para asegurar que los datos personales que reposan en las bases de datos sean precisos y suficientes y, cuando así lo solicite el Titular o cuando el Responsable haya podido advertirlo, sean actualizados, rectificados o suprimidos, de tal manera que satisfagan los propósitos del tratamiento.

REPCO tiene la obligación de mantener la confidencialidad de los datos personales objeto de Tratamiento y sólo podrá divulgarlos por solicitud expresa de las entidades de vigilancia y control y autoridades que tengan la facultad legal de solicitarla y permitirá en todo momento y de manera gratuita conocer, actualizar y corregir la información personal del Titular en cumplimiento de la Ley.

El Tratamiento de datos incluye la recolección, almacenamiento, administración, utilización, transferencia, transmisión y destrucción con las siguientes finalidades:

1. Cumplimiento de obligaciones contractuales tales como el pago, la entrega y la garantía de satisfacción.

2. Atención de consultas, peticiones, solicitudes quejas y reclamos.

3. Exigencia de derechos contractuales a través de la facturación, reporte y monitoreo de pagos y cobranza de cartera.

4. Desarrollo de procedimientos administrativos, contables, fiscales, jurídicos entre otros.

5. Publicidad de los servicios y productos que ofrece, promoción de eventos y realización de concursos.

3. DERECHOS DE LOS TITULARES.

En virtud del Artículo 8 de la ley 1581 de 2012 y los artículos 20 y subsiguientes del Decreto 1377 de 2013 son Derechos de los titulares de datos personales:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a REPCO Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a REPCO salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.

c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento REPCO ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. El Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales: (i) al menos una vez cada mes calendario, y (ii) cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.

4. PROCEDIMIENTO PARA EJERCICIO DE DERECHOS POR PARTE DE TITULARES.

Con el fin de asegurar que los datos personales que reposan en las bases de datos sean precisos y suficientes y, cuando así lo solicite el Titular o cuando el Responsable haya podido advertirlo, sean actualizados, rectificados o suprimidos, de tal manera que satisfagan los propósitos del tratamiento, REPCO atenderá las consultas y los reclamos de los titulares a través del correo electrónico

En el caso de las Consultas estas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida la base de datos de REPCO debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos la ley, podrán presentar un Reclamo ante REPCO a través del correo electrónico , el reclamo será tramitado bajo las siguientes reglas:

1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida REPCO, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

4. El Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.

5. OTROS ASPECTOS RELEVANTES RELACIONADOS CON LA SUPRESIÓN DE DATOS PERSONALES RECOLECTADOS.

Los Titulares podrán en todo momento solicitar la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo indicado en esta Política.

Si vencido el término legal respectivo, REPCO no hubiere eliminado los datos personales, el Titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales.

REPCO solo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.

Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, REPCO deberá proceder a la supresión de los datos personales en su posesión.

No obstante lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

6. VIGENCIA

La presente política para el tratamiento de datos personales entra en vigencia el 26 (veintiséis) de Julio de 2013.