REPRESENTACIONES CONTINENTAL S.A.S.

POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

REPRESENTACIONES CONTINENTAL S.A.S. (en adelante REPCO) es una compañía líder en la comercialización de licores y productos de consumo masivo en Bogotá, Cundinamarca y el Meta, que tiene como objetivo permanente el distribuir atendiendo a las necesidades de los clientes, consumidores y usuarios y para ello busca innovar a través de alianzas que permitan satisfacer de la mejor forma tales necesidades.

 

Con base en lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, Ley General de Protección de Datos Personales, el Decreto 1074 de 2015 y las demás normas que los regulen, modifiquen, deroguen o compilen, REPCO en su condición de Responsable del manejo de información personal y garantizando los derechos que a los Titulares de la información les asisten, se permite comunicar su “Política De Tratamiento De Datos Personales”.

 

En esta Política usted va a poder informarse acerca de:

 

1.  ¿Quiénes somos?

2.  ¿Qué tipo de información se va a recolectar? y ¿a través de qué canales?

3.  ¿De quién se recolecta información?

4.  ¿Quién va a utilizar los datos?

5.  ¿Cuáles son las finalidades que se persiguen con el tratamiento de los datos?

6.  ¿Con quién se va a compartir la información?

7.  ¿Por cuánto tiempo se conservará la información?

8.  ¿Cuáles son los derechos que usted tiene como Titular de los datos personales?

9.  ¿Cuál es el procedimiento para ejercer sus derechos y ante quién debe hacerlo?

10.               ¿Cuáles son las medidas de seguridad que se aplican a los datos?

11.               ¿Cuál es el período de vigencia de la presente Política?

 

1.  ¿Quiénes somos?

 

REPRESENTACIONES CONTINENTAL S.A.S. es una sociedad comercial domiciliada en la Calle 13#65-72 de la ciudad de Bogotá D.C. e identificada con NIT 860.054.249 – 9, disponible en el Tel: 4252121 y el correo habeas.data@repco.com.co, cuya actividad económica involucra el comercio al por mayor y al por menor de bebidas y tabaco, y de acuerdo con su objeto social, todo lo relacionado con el desarrollo de la actividad comercial propia de la adquisición, distribución, importación, exportación, transformación, reempaque, permuta de rancho, licores, productos populares, granos, cereales, materias y productos químicos para la industria o el consumo humano, entre otros.

 

2.  ¿Qué tipo de información se va a recolectar? y ¿a través de qué canales?

 

REPCO recolecta información de carácter público referida a los datos de la profesión u oficio de las personas naturales asociadas a los establecimientos de comercio y comerciantes a través de los cuales distribuye sus productos, así como datos de naturaleza privada y semiprivada cuando en desarrollo de su actividad comercial busca conocer mejor acerca de las preferencias, hábitos y gustos de los consumidores y usuarios. Así como, cuando resulta relevante poderse comunicar con estos para realizar encuestas, realizar campañas publicitarias y/o publicitarias, poner en su conocimiento nuevos productos o lugares de comercialización, sorteos y actividades de promoción, entre otros.

 

Igualmente, debe recolectar la información necesaria para poder establecer y gestionar la relación con sus colaboradores y con los proveedores que tengan la naturaleza de persona natural.

 

En cuanto a los datos personales de contacto de las personas naturales que hacen parte de las personas jurídicas con quienes REPCO desarrolla su labor, se conservarán solamente para los fines de establecer, desarrollar y/o profundizar la relación comercial a que haya lugar.

 

Estas actividades de recolección las realiza  a través de varios canales, incluidos los siguientes: i) aplicación REPCO clientes; ii) vínculos contractuales; iii) formatos de vinculación de clientes; iv) sitios web y físicos donde se pone a disposición información pública; v) información recolectada a través de la página web de REPCO ej. caja de trabaje con nosotros, contáctenos, línea de whatsapp, entre otros; vi) acceso a portales de gestión de empleo vii) información personal entregada mediante el uso de canales PQR; viii) datos personales de los visitantes de sus instalaciones; y, ix) mediante la realización de actividades y canales asociados a las campañas publicitarias de las marcas que comercializa, incluyendo entre otros, sorteos, landing pages de campañas específicas, redes sociales (propias y en administración de marcas de clientes), eventos y encuestas.

 

Por tal razón, REPCO ha implementado diversas medidas para procurar que la recolección de datos personales por cada una de estas vías cumpla en todo momento con la normativa en datos personales y de prevalencia a la transparencia y la confianza con las personas cuyos datos se recolectan por esos medios, algunas de estas medidas son: búsqueda en fuentes de información legítimas, implementación de formatos de autorización, cláusulas contractuales o documentos para garantizar que la información que recolecte cuente con el consentimiento expreso de sus Titulares, claridad en todo momento para los clientes acerca de su decisión de compartir o no la información con terceros, procedimientos para atender de forma oportuna y completa las consultas, dudas o solicitudes que realicen los Titulares de los datos, e implementación de medidas de seguridad y confidencialidad de la información.

 

Datos especiales que podrían ser objeto de recolección: en el caso de los trabajadores y/o colaboradores de REPCO, es posible que la compañía recolecte datos de menores de edad (vinculados al grupo familiar del trabajador y/o colaborador) y/o datos sensibles asociados a la salud del trabajador y/o colaborador. En el primer caso, con fines estadísticos, así como para el conocimiento del trabajador o colaborador y/o para el otorgamiento de beneficios laborales tales como el envío de regalos o la invitación y desarrollo de eventos corporativos. En el segundo caso, en conexión con incapacidades médicas o accidentes laborales, o en cumplimiento de un deber legal.

Por lo demás, REPCO no busca recolectar datos de menores de edad, por lo cual se advierte y se instruye a quienes tienen contacto con REPCO a través de los canales de atención señalados en esta política, que si son menores de edad deben contar con el consentimiento expreso de sus padres para poder participar en actividades, concursos, o cualquier tipo de contacto con REPCO.

 

3.  ¿De quién se recolecta información?

 

REPCO recolecta los datos personales de los siguientes grupos de interés, con el fin de adelantar las finalidades mencionadas en el numeral 5 de esta Política:

 

3.1.             Empleados y/o colaboradores, entendidos como aquellos vinculados mediante contrato laboral a REPCO, trabajadores en misión, contratistas o subcontratistas personas naturales, o prestadores de servicios personas naturales, así como cualquier otro tipo de personas naturales que presten sus servicios técnicos o profesionales, directa o indirectamente a REPCO, para el desarrollo de su objeto social, a cambio de una remuneración, con o sin subordinación;

 

3.2.             Clientes de REPCO que son personas naturales comerciantes,

 

3.3.             Consumidores y usuarios de los productos de REPCO en el mercado;

 

3.4.             Los proveedores de productos o servicios (distintos a los servicios técnicos o profesionales) que son personas naturales y que le suministran estos productos o servicios a REPCO; y,

 

3.5.             Los funcionarios de clientes y/o proveedores (personas jurídicas), con los cuales REPCO entra en contacto como producto de la relación comercial o contractual existente entre REPCO y el cliente o proveedor.

 

4.  ¿Quién va a utilizar los datos?

 

La información la utilizará REPCO para el desarrollo de su objeto social y para las finalidades que se indican en el siguiente numeral. Es posible y así se señala en los formatos de autorización establecidos por REPCO, que la información personal se comparta con entidades vinculadas a su organización empresarial, las cuales se encuentran listadas en el siguiente link: https://bit.ly/34gawut, así como, con terceros aliados que permitan desarrollar una mejor experiencia para el cliente, el consumidor o usuario en general. Los datos de los trabajadores y/o colaboradores serán tratados por REPCO y podrán ser compartidos con las empresas que pertenecen a la organización empresarial del que REPCO hace parte, para hacerlos partícipes de procesos de selección o de oportunidades que se generen al interior de la organización y con las autoridades en cumplimiento de los deberes legales. Los datos de proveedores persona natural y de funcionarios de proveedores que son personas jurídicas, serán utilizados por REPCO para conocer mejor su experiencia e idoneidad comercial y podrán ser compartidos con las demás las empresas que pertenecen la organización empresarial del que REPCO hace parte con el fin de contar con una oferta consolidada de proveedores que cumplan con los requisitos establecidos por la Organización para la prestación de los servicios a ser contratados. Finalmente, los datos de clientes que son personas naturales comerciantes y de funcionarios de clientes que son personas jurídicas, serán utilizados por REPCO en desarrollo de sus gestiones, funciones, actividades, estrategias y campañas comerciales, promocionales y/o publicitarias y podrán ser compartidos con aliados y/o con las demás las empresas que pertenecen a la organización empresarial del que REPCO hace parte con el mismo propósito.

 

5.  ¿Cuáles son las finalidades que se persiguen con el tratamiento de los datos?

 

En desarrollo de su objeto social, REPCO recolecta y usa datos personales de sus trabajadores y colaboradores, proveedores personas naturales, clientes personas naturales comerciantes y usuarios, entre otros, para llevar a cabo las siguientes finalidades:

 

Grupo de interés

Finalidades

Trabajadores y colaboradores (vinculados mediante contrato laboral)

       Permitir y adelantar el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato suscrito con el trabajador o colaborador.

  Contactar al potencial trabajador o colaborador en el marco de procesos de selección.

  Realizar el seguimiento de la relación contractual o el proceso de selección.

  Permitir el ejercicio de los derechos del trabajador o colaborador.

  Enviar comunicaciones por correo físico, electrónico, dispositivo móvil, o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital, con información relacionada con la relación contractual o el proceso de selección.

  Otorgar beneficios laborales a trabajadores o colaboradores, sus hijos y familiares.

  Gestionar de préstamos y auxilios para los trabajadores o colaboradores cuando haya lugar a ellos.

·      Construir y certificar el historial del trabajador o colaborador frente a Autoridades o terceros que cuenten con autorización del Titular.

·      Transferir los datos personales de los trabajadores o colaboradores, en cumplimiento de un deber legal, de acuerdo con las finalidades autorizadas por el Titular, en casos de solicitud de autoridades y con las demás empresas vinculadas a la organización empresarial de REPCO, cuyo listado está disponible aquí: https://bit.ly/34gawut

·      Transmitir los datos, siempre que sea necesario para el desarrollo de actividades propias del objeto social de REPCO.

·      Compartir su información de contacto y su historia laboral con las demás empresas que pertenecen a la organización empresarial de la que REPCO hace parte, cuando sea necesario para la vinculación del trabajador y/o colaborador a procesos de selección de las demás empresas del grupo empresarial o para la transferencia de este trabajador o colaborador a estas empresas.

·      Realizar el registro de videovigilancia o planilla de asistencia a REPCO cuando el trabajador o colaborador deba visitar las instalaciones de la compañía.

·      Contratar el almacenamiento de la información personal con proveedores de servicios de nube, que alojen la información en servidores ubicados en el exterior.

Proveedores personas naturales (contratistas y subcontratistas personas naturales y en general, prestadores de servicios personas naturales)

·      Permitir y adelantar el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato, orden de servicio o similar,suscrito entre el proveedor y REPCO.

·      Realizar el seguimiento de la relación contractual y/o comercial o de servicios establecida.

·      Enviar comunicaciones por correo físico, electrónico, dispositivo móvil, o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital, con información relacionada con la relación contractual.

·      Transferir los datos personales de los proveedores personas naturales, en cumplimiento de un deber legal o de acuerdo con las finalidades autorizadas por el Titular.

·      Transmitir los datos, siempre que sea necesario para el desarrollo de actividades propias del objeto social de REPCO, en casos de solicitud de autoridades y con las demás empresas vinculadas a la organización empresarial a la que está vinculada REPCO, cuyo listado está disponible aquí: https://bit.ly/34gawut

·      Compartir su información de contacto con las demás empresas que pertenecen a la organización empresarial de la que REPCO hace parte, cuando sea necesario para la prestación de servicios por parte del proveedor persona natural.

·      Contratar el almacenamiento de la información personal con proveedores de servicios de nube, que alojen la información en servidores ubicados en el exterior.

·      Realizar el registro de videovigilancia o planilla de asistencia a REPCO cuando el proveedor deba visitar las instalaciones de la compañía.

Clientes personas naturales (comerciantes persona natural, consumidores y usuarios)

·      Enviar comunicaciones por correo físico, electrónico, dispositivo móvil, o cualquier otro medio análogo y/o digital con información cultural, comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos, promociones y/o campañas adelantadas por REPCO parte de REPCO, sus compañías vinculadas o terceros aliados.

·      Enviar comunicaciones por correo físico, electrónico, dispositivo móvil, o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital con información relacionada con la relación contractual existente entre REPCO y el cliente, incluyendo posibles cobros de obligaciones pendientes.

·      Transferir los datos personales de los clientes, en cumplimiento de un deber legal o de acuerdo con las finalidades autorizadas por el Titular.

·      Transmitir los datos, siempre que sea necesario para el desarrollo de actividades propias del objeto social de REPCO, en casos de solicitud de autoridades y para que las demás empresas vinculadas a la organización empresarial de REPCO, cuyo listado está disponible aquí: https://bit.ly/34gawut puedan ofrecerle sus productos y servicios.

·      Compartir su información de contacto, preferencias, y gustos con aliados comerciales y/o con las demás las empresas que pertenecen a la organización empresarial de la que REPCO hace parte, para poder estructurar productos y servicios más adecuados a sus necesidades.

·      Contratar el almacenamiento de la información personal con proveedores de servicios de nube, que alojen la información en servidores ubicados en el exterior.

·      Enviar invitaciones a eventos.

·      Realizar encuestas.

·      Realizar pauta en relación con las preferencias y gustos del cliente o usuario.

·      Utilizar los datos con el propósito de adelantar investigaciones de mercado que permitan impactar a un mayor número de clientes, así como diseñar nuevos productos e identificar las tendencias del mercado.

·      Realizar seguimiento de actividades promocionales.

·      Gestionar, acreditar y verificar la entrega de premios o elementos publicitarios.

·      Brindar información sobre las tendencias de consumo a los clientes corporativos de REPCO.

·      Atender solicitudes, quejas, peticiones y reclamos.

·      Permitir el ejercicio de los derechos de los consumidores y usuarios y de los Titulares de los Datos Personales.

·      Realizar el registro de videovigilancia o planilla de asistencia a REPCO cuando el cliente, consumidor o usuario deba visitar las instalaciones de la compañía.

Candidatos a procesos de selección

·       Los datos personales de los candidatos a procesos de selección serán utilizados únicamente con el fin de mantener informados a los candidatos del desarrollo del proceso y se conservarán hasta por 1 año después de la culminación del proceso de selección, para el contacto futuro en relación con posiciones laborales que se ajusten a su perfil.

·       Los datos podrán ser compartidos con las compañías vinculadas a REPCO para los mismos fines, utilizando medidas adecuadas y suficientes de seguridad, confidencialidad y circulación y acceso restringido.

·       El Titular autoriza a REPCO para realizar el registro de videovigilancia o planilla de asistencia a REPCO cuando el cliente, consumidor o usuario deba visitar las instalaciones de la compañía.

 

Asimismo, REPCO informa a los Titulares que sus datos personales podrán ser utilizados para el cumplimiento de deberes legales de REPCO como: i) adelantar trámites y cumplir con obligaciones y reportes de ley ante autoridades públicas o personas privadas respecto de los cuales la información resulte pertinente; ii) soportar procesos de auditoría interna o externa y verificar el cumplimiento de sus políticas internas; iii) consultar la información en bases de datos públicas, incluyendo entre otras, listas restrictivas; iv) realizar reportes a centrales de riesgo cuando haya lugar a ello siempre y cuando exista autorización y se cumplan con los deberes establecidos en la ley 1266 de 2008; v) construir y presentar reportes de información tributaria y contable, o adelantar procesos de facturación; vi) para fines estadísticos, e históricos; y, vii) realizar afiliaciones al sistema de seguridad social de los trabajadores o colaboradores entre otros.

 

6.  ¿Con quién se va a compartir la información?

 

REPCO podrá compartir datos personales con las autoridades que los requieran, con aliados comerciales y/o con las demás las empresas que pertenecen a la organización empresarial del que REPCO hace parte (cuando la naturaleza del dato lo permita o medie autorización), o con proveedores de servicios de cualquier naturaleza, entre ellos, proveedores de servicios de publicidad y mercadeo, o de nube.

 

En todo caso, tanto la recolección de datos personales como su transmisión se limitará a aquellos datos que sean razonables y necesarios y solo tendrá lugar durante el tiempo razonable y necesario para lograr la finalidad para la cual fueron solicitados. En los casos de transferencia solamente se podrá llevar a cabo cuando medie autorización del Titular o se encuentre en los supuestos de excepción de la ley.

 

REPCO siempre velará porque sus proveedores conozcan la normativa de datos personales e incluirá en los contratos las previsiones necesarias para asegurar la sujeción a la finalidad, la confidencialidad y la seguridad de la información.

 

Cuando el proveedor se encuentre establecido en el exterior, velará porque en la selección se revise que se trate de un país que cuente con estándares adecuados de protección de datos personales.

 

7.  ¿Por cuánto tiempo se conservará la información?

 

REPCO solo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.

Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, REPCO deberá proceder a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

 

Con base en lo expuesto, la información que corresponde a los trabajadores y colaboradores o a los proveedores, se conservará por el tiempo necesario para cumplir con las obligaciones y deberes de REPCO de acuerdo con los parámetros legales y contractuales aplicables.

 

A su vez, los datos recolectados por REPCO en relación con clientes y consumidores y usuarios se conservarán: i) por el tiempo acordado por la vía contractual con el cliente; ii) con base en la autorización otorgada (salvo en los casos en los que por la naturaleza pública de la información esta no se requiere); iii) por el tiempo necesario para el cumplimiento de las obligaciones legales o contractuales de REPCO; iv) por el tiempo razonable para el desarrollo de las finalidades que se buscan con los datos personales y a su expiración, por un término adicional de seis (6) meses con el fin de mantenerlo informado y poder volver a obtener el consentimiento para seguir manteniendo el contacto con éstos.

 

8.  ¿Cuáles son los derechos que usted tiene como Titular de los datos personales?

 

De conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 los Titulares de los datos almacenados en las diferentes bases de datos de REPCO, tienen los siguientes derechos:

 

Acceder, conocer, actualizar y rectificar los datos personales, para lo cual se establece el procedimiento que fija los canales de atención de las consultas y reclamos y los parámetros de seguridad necesarios para establecer plenamente la identidad del Titular y evitar que terceros no autorizados accedan a los datos del Titular del dato.

 

También tienen en todo momento, derecho a suprimir la información, a través de los mismos canales, cuando no medie un deber legal o contractual que lo impida.

 

Si vencido el término legal respectivo, REPCO no hubiere eliminado los datos personales, el Titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales.

 

Tenga presente que REPCO siempre estará atento a recibir sus inquietudes, quejas y reclamos, así que si llega a presentar dificultad en alguno de los canales establecidos le agradecemos nos lo haga saber por cualquiera de los demás canales habilitados, nos ocuparemos de darle una respuesta pronta y de fondo. En particular, los canales habilitados son: i) el correo electrónico habeas.data@repco.com.co; y, ii) la dirección física Calle 13#65-72 de la ciudad de Bogotá D.C.

 

9.  ¿Cuál es el procedimiento para ejercer sus derechos y ante quién debe hacerlo?

 

9.1.             Consultas:

 

Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos. La empresa que trata sus datos (REPCO en su calidad de Responsable del Tratamiento) o la empresa que realice algún Tratamiento por cuenta del Responsable a título de “Encargado del Tratamiento”, deberán suministrar a los Titulares de los Datos Personales toda la información que se haya incluido en sus registros.

 

La consulta, queja o reclamo elevado por un Titular deberá remitirse al correo electrónico habeas.data@repco.com.co o a la dirección física Calle 13#65-72 de la ciudad de Bogotá D.C., indicando como mínimo, los siguientes puntos:

 

1.  Identificación completa (nombre, dirección de notificación, documento de identificación).

2.  Descripción de los hechos que dan objeto a la consulta/reclamo.

3.  Documentos soporte de los hechos.

4.  Medio por la cual quiere recibir la respuesta a su consulta/reclamo.

5.  La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.

6.  Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

9.2.             Reclamos:

 

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

 

El reclamo se formulará mediante solicitud remitida al correo electrónico habeas.data@repco.com.co o a la dirección física Calle 13#65-72 de la ciudad de Bogotá D.C. Al momento de ser formulado el reclamo deberá incluirse la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección y se deberán acompañar los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

 

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

 

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá, en un término no mayor a dos (2) días hábiles, en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo de este. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

 

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

9.3.             Petición de actualización y/o rectificación:

 

Se rectificará y actualizará, a solicitud del Titular, la información que sea inexacta o se encuentre incompleta, atendiendo al procedimiento y los términos antes señalados para la formulación de un reclamo, para lo cual el Titular deberá allegar la solicitud según los canales dispuestos, indicando la actualización y/o rectificación deseada del dato y a su vez deberá aportar la documentación que soporte tal petición.

 

9.4.             Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato:

 

El Titular podrá revocar en cualquier momento el consentimiento o autorización dada para el tratamiento de sus datos personales, siempre y cuando no se encuentre un impedimento consagrado en una disposición legal o contractual, cuando:

 

1.  Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.

 

2.  Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron obtenidos.

 

3.  Se haya cumplido el tiempo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron obtenidos.

Tal supresión implica la eliminación bien sea de manera total o parcial de la información personal, de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados.

 

El derecho de supresión no es absoluto y, por lo tanto, se podrá negar la revocatoria de autorización o eliminación de los datos personales cuando exista un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

 

 

10.              ¿Cuáles son las medidas de seguridad que se aplican a los datos?

 

REPCO cuenta con medidas suficientes para garantizar la integridad, disponibilidad, confidencialidad y seguridad de la información personal recolectada y almacenada. De la mano con lo anterior, REPCO vela porque las herramientas y los canales de almacenamiento, tratamiento, envío y uso de la información sean seguros. Asimismo, establece en sus contratos con clientes, trabajadores, colaboradores y proveedores las medidas necesarias para hacer extensivo el deber de confidencialidad de la información y los deberes derivados del Tratamiento de la información y con ello procurar la seguridad de los datos personales en todas las etapas del Tratamiento.

 

REPCO es consciente de la importancia de mantener la confidencialidad de los datos personales objeto de Tratamiento, por lo cual ha tomado y tomará las medidas necesarias para impedir su revelación, uso o acceso no autorizado o fraudulento y solo permite el acceso a los mismos por solicitud expresa del Titular o sus causahabientes, de las entidades de vigilancia y control,  de las autoridades competentes o a los terceros que se contraten para realizar alguna de las actividades propias del Tratamiento y sujetas a las finalidades autorizadas.

 

REPCO manifiesta, además, que ha implementado medidas y permanentemente estará desarrollando herramientas, para aplicar de manera transversal el principio de acceso y circulación restringida de los datos personales, a través de elementos tales como la asignación de usuario y contraseña y la definición de privilegios para permitir el acceso a las plataformas y equipos corporativos.

 

Adicionalmente, REPCO adopta medidas razonables para asegurar que los datos personales que reposan en las bases de datos sean los que resulten necesarios y razonables, para llevar a cabo las finalidades informadas.

 

¿Cuál es el período de vigencia de la presente Política?

 

Esta Política fue elaborada en el año 2013 y actualizada en el mes de junio de 2021. Estará publicada en la página web:

http://repco.com.co/Representaciones_Continental/politica/index.html

 

Cualquier cambio en la situación de Tratamiento de los datos que implique un mayor alcance que el actualmente descrito se informará a través de la página web y/o de otros medios de contacto que resulten razonables.  REPCO llevará una trazabilidad de las fechas en las que se han realizado cambios, de su alcance y de la fecha de su publicación.